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| Administración Corporativa |
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En Epson, la administración corporativa se basa en el compromiso de sostener una dirección confiable, proporcionando una forma de administración de alta transparencia que beneficie a todas las partes involucradas, con el objetivo de incrementar el valor corporativo, fortalecer la supervisión de la gestión y cumplir con los estándares éticos de conducta corporativa.
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Sistema de Administración
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Actualmente, Epson posee una junta de directores y una junta de auditores estatutarios. Para garantizar la ejecución firme del plan de negocios a mediano plazo Creativity and Challenge 1000 (Creatividad y retos 1000), presentado en marzo de 2006, Epson reevaluó su estructura de gerenciamiento y, en junio de 2006, la reorganizó de la siguiente manera.
1. Reducción del número máximo de miembros permitidos en su junta de directores (de 25 a 10)
2. Reducción del mandato renovable para los directores (de dos años a uno)
3. Adopción de un sistema de ejecutivos
4. Eliminación del sistema de beneficios de jubilación para directores y auditores estatutarios,
y adopción de un sistema de remuneración vinculado al precio de las acciones de la Empresa
De esta manera, la junta de directores se compone de un máximo de diez miembros, y se reúne una vez por mes o según sea necesario. Epson creó el Comité de Nominación para establecer las pautas de selección de los directores y el seguimiento de candidatos, y el Comité de Compensaciones para definir los sistemas de remuneración apropiados y el monto de la remuneración del director. Tras deliberar sobre estos asuntos, los comités presentan sus conclusiones a la junta de directores. Pese a que Epson aún no adoptó un sistema que incluya a los directores externos, investiga continuamente estos sistemas mientras busca maneras de mejorar todavía más el gobierno corporativo.
Para garantizar una mayor independencia y transparencia de las auditorías, Epson ha asignado tres auditores estatutarios externos a su junta de auditores estatutarios de cinco miembros. Además de requerir que los auditores asistan y expresen sus opiniones en las reuniones de la junta, Epson está implementando las siguientes medidas para incrementar la efectividad de las auditorías. Los auditores estatutarios deben:
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Asistir a las sesiones del Concejo de Estrategia Corporativa, a las reuniones de gerenciamiento corporativo y a otras reuniones comerciales importantes.
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Realizar evaluaciones periódicas de documentos importantes relacionados con decisiones de gerenciamiento.
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Mantener reuniones convocadas regularmente con la Oficina de Auditoría interna y el contador público independiente.
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Mantener reuniones convocadas regularmente con directores delegados para garantizar que exista un pleno conocimiento de las operaciones comerciales.
Además, Epson creó la Oficina de Personal de Auditoría para ayudar a los auditores estatutarios en la ejecución de sus tareas, logrando de ese modo que las auditorías sean más efectivas y no existan dudas sobre su independencia.
Epson también creó un sistema de cumplimiento interno para protegerse de potenciales violaciones regulatorias legales e internas en el funcionamiento de cualquiera de sus departamentos, así como también una Oficina de Auditoría interna que depende directamente del presidente a quien le informa los resultados de sus auditorías internas de rutina, incluidas las realizadas en las empresas subsidiarias de Epson. La Oficina de Auditoría evalúa la efectividad del proceso de gestión y solicita mejoras donde sean necesarias.
Epson aún no adoptó ninguna medida para protegerse contra la compra de participaciones mayoritarias. A la luz de la Ley Corporativa y otras regulaciones relacionadas, así como también las valuaciones de los mercados de capital, Epson continúa considerando los pros y las contras de adoptar medidas de este tipo.
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Mejoras en el sistema de control interno
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1. Sistema de ejecución comercial
Epson está implementando un sistema que garantizará la eficiente ejecución de los negocios. A ese fin, Epson ha establecido regulaciones que rigen el funcionamiento de cada tarea, la división de las tareas operativas y el gerenciamiento de las empresas afiliadas, al tiempo que distribuye poder y autoridad a lo largo de todo el Grupo. En particular, las empresas afiliadas deben reportar o recibir autorización previa de la empresa matriz acerca de los cambios en las regulaciones de gerenciamiento. Las regulaciones en las empresas afiliadas que cumplen ciertas pautas se colocan en la agenda de discusión en las reuniones de directorio de la empresa matriz, creando de ese modo un sistema de supervisión comercial para el Grupo.
El personal responsable de las operaciones comerciales debe informar a la junta de directores al menos una vez cada tres meses acerca de los siguientes puntos:
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Rendimiento comercial actual y perspectivas de rendimiento
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Respuestas de administración de riesgos
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Estado de las operaciones comerciales clave
Haga clic en la imagen para agrandarla.
2. Protección y administración de la información relacionada con el trabajo
La protección y administración de la información relacionada con las operaciones comerciales se lleva a cabo respetando las regulaciones que rigen la administración de documentos, las autorizaciones y contratos a nivel gerencial y otras regulaciones relacionadas. Los directores y auditores estatutarios revisan continuamente éstos y otros documentos relevantes.
3. Gerenciamiento con cumplimiento
Epson ha establecido regulaciones para el cumplimiento del gerenciamiento que sientan la base de su cumplimiento legal y conforman un sistema de cumplimiento. Como pilar de la práctica del gerenciamiento confiable, Epson ha establecido principios de conducta corporativa y un código de conducta para empleados que se basa en estos principios.
Además, el presidente posee la responsabilidad general del cumplimiento legal de la gerencia, mientras que los jefes de cada negocio y departamento individual son responsables del cumplimiento de las leyes relacionadas con sus respectivos negocios consolidados.
Epson ha instalado una línea directa de cumplimiento legal y otros servicios de asesoría para facilitar las consultas y denuncias internas relacionadas con el cumplimiento, y está implementando una capacitación interna sobre cumplimiento para empleados, incluida una capacitación en la Web.
Se ha creado un foro en el cual se tratan temas relacionados con el cumplimiento legal de la gerencia bajo el liderazgo del presidente. Los auditores estatutarios fijos también asisten a este foro, que les permite corroborar el contenido real de los programas de cumplimiento legal.
El presidente informa periódicamente a la junta de directores acerca de los temas relacionados con el cumplimiento y toma las medidas apropiadas según sea necesario.
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Sistema de gerenciamiento con cumplimiento de Epson
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Principios de conducta corporativa
(Creado en septiembre de 2005)
Pilar de las prácticas de gerenciamiento confiable
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Principios de conducta corporativa
(Revisado completamente en febrero de 2006)
Pilar de la conducta individual de los empleados
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Varios servicios de asesoría
Línea Directa de Cumplimiento Legal (Oficina de Auditoría)
Asesoría para víctimas de acoso sexual y abuso de poder (Departamento de Recursos Humanos, etc.)
Asesoría relacionada con el trabajo en exceso y el horario de trabajo extendido (Departamento de
Recursos Humanos)
Asesoría profesional (Departamento de Recursos Humanos)
Asesoría psicológica (Departamento de Asuntos Generales)
Asesoría sindical (Sindicato)
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4. Administración de riesgos
Epson ha establecido regulaciones que forman la base de su sistema de administración de riesgos, y ha definido la organización, los procedimientos y otros elementos clave de este sistema.
La responsabilidad absoluta de la administración de riesgos es del presidente, mientras que los jefes de cada negocio y departamento son responsables de la administración de los riesgos relacionados con sus respectivos negocios consolidados.
Bajo el liderazgo del presidente, se ha establecido un foro en el cual se tratan los temas relacionados con la administración de riesgos. Cuando se ponen de manifiesto grandes riesgos, el presidente lidera a toda la empresa en la implementación de una rápida respuesta inicial, acorde con el programa de administración de crisis recomendado por Epson.
El presidente informa periódicamente a la junta de directores acerca de temas relacionados con la administración de riesgos y toma las medidas apropiadas para responder a ellos.
Principios de conducta corporativa
Acción llevada a cabo para prevenir el contagio de un nuevo tipo de influenza en una subsidiaria extranjera
Gestión de crisis durante la inundación en la Prefectura de Nangano (julio de 2006)
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| Sistema de administración de riesgos |
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Regulaciones de Administración de Riesgos
Responsabilidad absoluta: Presidente
Responsabilidad de implementación: Jefes de divisiones y departamentos
Identificación anticipada de los riesgos en las áreas comerciales y operativas y realización de acciones para responder a ellos
Regulaciones del Comité de Administración de Crisis
Responsabilidad absoluta: Presidente
Movilización de la estructura de comando integral cuando se ponen de manifiesto grandes riesgos
Definición inicial de las siete clases diferentes de crisis por tipo (programa de administración de crisis)
1. Filtración de información confidencial (incluida la información personal)
2. Daños a causa de catástrofes naturales
3. Riesgo país
4. Actos delictivos contra la Empresa
5. Fallas de sistemas informáticos
6. Problemas de responsabilidad debida a productos defectuosos/problemas de calidad
7. Accidentes ambientales en plantas
Programa de administracion de crisis
5. Sistema de auditoría
Basándose en las regulaciones corporativas que rigen a los auditores y a los procedimientos de auditoría, los auditores estatutarios poseen la autoridad de realizar audiencias con directores y otros miembros clave del personal, siempre que las consideren necesarias.
Los auditores estatutarios también están autorizados a asistir a las sesiones del Concejo de Estrategia Corporativa, a la junta de gerenciamiento corporativo y a otras reuniones comerciales importantes. La asistencia a estas reuniones permite que los auditores realicen sus auditorías a partir de la misma información que los directores. Los auditores estatutarios también revisan en forma rutinaria documentos importantes relacionados con la toma de decisiones de la gerencia.
Epson ha creado una Oficina de Personal de Auditoría, con personal especializado para asistir a los auditores estatutarios en sus tareas. Se otorga una gran importancia a las opiniones de la junta de auditores estatutarios en la evaluación y transferencia del personal asignado a esta oficina.
Para mejorar la efectividad de sus auditorías, los auditores estatutarios realizan consultas de forma periódica con la Oficina de Auditoría interna y los contadores públicos independientes.
Además, la realización de reuniones convocadas regularmente con directores delegados permite que los auditores estatutarios evalúen directamente las operaciones comerciales.
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